Überbringen Sie im Entlassungsgespräch Negatives auf schonende Weise. Für beide Seiten.
Kennen Sie das, wenn Sie eine schlechte Nachricht überbringen müssen? Wenn Sie einem Mitarbeiter sagen, dass er keine Gehaltserhöhung bekommt? Wenn jemand nicht ein wichtiges Projekt involviert wird? Oder Sie gar mit jemanden Entlassungsgespräche führen müssen? Alles keine angenehmen Situationen. Liebe Blogleser: in diesem Beitrag lernen Sie 5 Tipps, wie Ihnen diese Situationen einfacher fallen können und diese erfolgreich meistern.
1. Bereiten Sie das Gespräch unbedingt vor!
Selbstverständlich ist dies die wichtigste Botschaft, gleichzeitig aber auch eine der am häufigsten ignorierten! Gerade beim Überbringen von schlechten Nachrichten wie einer Kündigung ist es immens wichtig sich auf die Kernbotschaft zu konzentrieren, die überbracht werden soll. Was muss unmissverständlich klar geworden sein im Gespräch? Das muss dafür Ihnen erstmal selber klar sein! Werden Sie sich dieser Fragen und ihren Antworten dazu bewusst und nehmen Sie sich dafür die nötige Zeit, bevor Sie ins Gespräch gehen! Vergessen Sie hierbei nicht eine sehr wichtige Frage: was sind die weiteren nächsten Schritte? Ihr Gegenüber wird diese Frage so oder so stellen. Finden Sie also bereits im Voraus eine gute Antwort darauf. Sei es, dass er sofort das Unternehmensgelände verlassen soll, sei es, dass man sich übermorgen zu einem weiteren Gespräch treffen wird.
2. Kein netter Smalltalk zu Beginn!
Sie haben vermutlich bereits in Kommunikationsseminaren gelernt, dass Smalltalk zu Beginn sehr nützlich sein kann. Das ist auch richtig, aber Gespräche mit sensiblen Inhalten wie eine Entlassung stellt hier die Ausnahme dar. Bei unangenehmen Nachrichten: niemals Smalltalk! Stellen Sie sich vor, jemand beginnt ein Gespräch mit Ihnen am Montag morgen und frägt wie Ihr Wochenende war und ob es Ihrer Familie gut geht? Dann in einem zweiten Satz erwähnt er, dass Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt gekündigt sind! Nein, das ist ganz offensichtlich seltsam und Ihr Gegenüber könnte Sich veräppelt vorkommen. Kommen Sie bei schwierigen Gesprächen schnell zum Punkt. Dafür gibt es eine einfache Faustregel in Punkt 3.
3. Faustregel – 5 Sätze, bis die Katze aus dem Sack ist.
Diese Regel erklärt sich beinahe von selbst. Es geht darum, sich nicht in großen Formulierungen zu verlieren, sondern schnell zum Punkt zu kommen. Sie tun sich selbst und Ihrem Gegenüber damit einen Gefallen. Ich gebe Ihnen ein einfaches Beispiel, wie Sie in weniger als 5 Sätzen zur Sache kommen: “Lieber Andreas, wie du weißt, gibt es in unserem Unternehmen große Umstrukturierungsmaßnahmen. Diese treffen auch unsere Abteilung. Konkret geht es hier um den Abbau von zwei Stellen. Eine dieser Stellen betrifft dich. Andreas, hiermit kündige ich dir zum 30. September.” 5 Sätze, die Katze ist aus dem Sack. Kein Herumreden.
4. Keine Rechtfertigungen!
Versuchen Sie danach nicht großartig zu erklären, warum die Entscheidung gefallen ist. Der Gekündigte wird viele Fragen haben, die auch berechtigt sein können. Bieten Sie Ihm ein weiteres Gespräch an. Die Diskussion um die Frage “Warum ausgerechnet ich?” kann man nur verlieren. Derjenige wird immer Argumente für sich finden und warum es jemand anderen eher treffen sollte. Für Führungskräfte ist das eine extrem schwer für sich zu entscheidende Situation. Lassen Sie sich hier auf keine große Diskussion ein und machen Sie deutlich, dass die Entscheidung abgestimmt ist. Hart, aber herzlich: ersticken Sie die Hoffnung, dass an der Entscheidung etwas zu ändern ist, im Keim!
5. Keine Versprechungen machen, keine Hoffnungen schüren!
Gewiss, Sie können sagen, dass es Ihnen leid tut. Kurz und knapp und auch nur, wenn Sie es ehrlich und aufrichtig so meinen. ABER: machen Sie keinen Versprechen, die Sie nicht erfüllen können! Das heißt, achten Sie darauf Formulierungen zu vermeiden wie: “Ich schau mal, was ich da noch so für dich machen kann”, wohl wissend, dass die Entscheidung gefallen ist! Dies ist extrem verführerisch, da es das Gespräch angenehmer beenden lässt. Somit würden Sie aber völlig Ihr Ziel verfehlen und gegen Ihre eigentliche Kernbotschaft arbeiten. Die Enttäuschung Ihres Mitarbeiters ist dann nur umso größer, wenn er realisieren muss, dass Sie eben nichts mehr für ihn tun können. Halten Sie also an dieser Stelle Ihre Emotionen zurück, ziehen es durch und beenden das Gespräch angemessen!
Dies waren unsere Tipps, damit Sie leichter schwierige Nachrichten überbringen können. Gefällt Ihnen der Beitrag? Lassen Sie uns mit einem Like wissen oder schreiben Sie uns, wenn Sie weitere Fragen haben. Für den Fall, dass Sie professionelle Hilfe in Führungs- und Konfliktfragen haben, schreiben Sie uns gerne eine Mail unter office@sec-t.de oder rufen einfach an!
Autor: Marc Haase
Junior Consultant SEC GmbH
Economics (B.Sc.), Political Science (M.A.)